VRZA afdeling Helderland PI4ADH

Verslag medewerkersdag VRZA 06 februari 2011

Deelnemers:

Thom Baak PE1NTZ
Anja Davis PA11091 penningmeester@vrza.nl
Ineke van Dijk Baesjou PA3FTX
Hendrik Jan Fakkeldij PD1ANM
Marco Frauenfelder PA10729
Arjan Gennisse PA9G
Ron Goossen PBøANL
Rudolf Hallema PA1EBM
Stephan v.d. Heuvel PD9Y
Hans van der Hoeven PA3ATW
Arjan Hylkema PA2PA
Paul Jongen PA4UL
Raymond Kersten PA7RAY
Berry Messinger PA3FEO
Ger Metselaar PAøAER
Piet Mulder PA3FUL
Berend Mijnhout PD1ALO
Gerard van Oosten PA1GR
Henk Paardekooper PA5Q
Rina v.d. Plaats PA3DZI ledenadministratie@vrza.nl
Marjan Porsius PDøMAR
Peter Scheltema PDøJME
Johan Schepers PA3AIN cqpa@vrza.nl
Karel Spaas PA3AKF secr@vrza.nl
John Thomassen PG9T
Jan Willem Udo PAøJWU
Wim Visch PG9W pg9w@vrza.nl
Michiel Visser PE1SCM
Michiel van der Vlist PAøMMV
Emil de Wilde PE1HLN
Olav Willemen PHøT ledenservice@vrza.nl
Floris Wijnnobel PA1FW


Opening:

Wim Visch, voorzitter van de VRZA, heet allen welkom.
Verzoek: Niet roken in de vergaderruimte, geluid mobiele telefoons uit.
Er is een z.g.n. "Open agenda".
Diverse medewerkers zijn verhinderd en hebben afgezegd.

1. Notulen vorige bijeenkomst:

Wim neemt de punten door van het verslag d.d. 21 maart 2010 en geeft bij diverse punten een toelichting.
Veel van deze punten zijn het afgelopen jaar uitgewerkt.


2. Actuele items:

Wim Visch:
Afdelingsafdracht 2011.
Wim geeft een uitleg over de hindernissen die we meemaken bij het innen van de contributiegelden 2011.
Hierdoor is het nu nog niet mogelijk de hooghte van de afdracht per afdeling vast te stellen.
Ook noemt Wim de ING-problemen die het bestuur ervaart bij het opzeggen van sommige rekeningen.
Afdelingscallsign: Wim roept iedere verantwoordelijke zendamateur op de antennecoördinaten van de afdelingszender te registreren in het antenneregister.
Wim waarschuwt voor het feit dat indien hier geen gehoor aan wordt gegeven dit aanleiding kan zijn voor het AT om de afdelingscallsign kan intrekken.

Emil de Wilde:
Is bij iedere afdeling bekend wie de verantwoordelijke zendmateur is van de afdelingszender?
Antwoord: dat zou wel zo moeten zijn. In het Amateuroverleg zal de kwestie coordinaten en verantwoordelijk amateur voor de afdelingscall aan de orde worden gesteld.

Emil de Wilde:
Is er een actueel overzicht van de afdelingssecretarissen?
Antwoord: Ja, info bij de secretaris van de VRZA.

Emil de Wilde:
Is er een tastbaar bewijsstuk van de afdelingscall?
Antwoord: Nee, dit is vastgelegd in de database van het AT.
Het bestuur is voornemens om, na ontvangst van het eerder genoemde AT-overzicht de gegevens van de verantwoordelijke zendamateur op te nemen in de ledendatabase.

Berend Mijnhout en Ineke van Dijk-Baesjou:
Na het inleveren van de afdelingsstukken heeft onze afdeling geen bevestiging ontvangen.
Ook is geen terugkoppeling geweest over de compleetheid.
Antwoord: Bedankt voor deze opmerking, we werken dit uit.
Overigens m.b.t. de deadline van het inleveren: Zie BAR artikel 4A.

Ger Metselaar:
Website: Voorstel om een bestuurslid op te nemen in het webteam.
Deze kan dan ook meewerken aan het up to date houden van de content
Antwoord: Goed idee, echter geen van de aanwezig bestuursleden ziet op dit moment ruimte in zijn/haar agenda (QRL en prive) om aan dit verzoek gehoor te geven. (zie bijlage 1)

Johan Schepers:
Oproep aan allen voor het aanlleveren van kopij, nieuwtjes, regionale mededelingen contestervaring, velddagactiviteiten, afdelingsactiviteiten etc.
Het bestuur ondersteund deze oproep.
Versturen naar de volgende e-mailadressen: cqpa@vrza.nl, webteam@vrza.nl en pi4vrz@vrza.nl.

Wim Visch:
N.a.v. klachten over de gebruikte frequentie in de 40 mtr-band tijdens de QSO-party
Is besloten om terug te gaan naar de oude situatie: 80 mtr-band en 2 mtr-band.

Wim Visch:
Wim geeft een uitleg over de veranderingen die op dit moment worden ingevoerd op de ledenadministratie.
- De ledendatabase is voor hiertoe geautoriseerde medewerkers op afstand te
raadplegen.
- Mutaties kunnen alleen worden gedaan door de ledenadministrateur (Rina)
- Er is een koppeling met het DQB, dit i.v.m. de VRZA-bijdrage voor deze dienst.
Er wordt nu proefgedraaid, de eerste effecten zien er goed uit.
Denk hierbij aan: Status contributiebetaling, overzicht van afdelingssecretarissen, overzichten van afdelingsleden.

Berry Messinger:
Berry geeft aansluitend op de uitleg van Wim een toelichting over de DQB-database.
Deze database wordt momenteel alleen gevoed door de ledendatabase van de VRZA en de ledendatabase van de VERON.
Je kan je gegevens zelf controleren door te kijken op de website:
www.dqbmanager.nl
Leden kunnen hierop aangeven via welke regio zij hun QSL-post willen ontvangen.
Is je callsign na het ingeven niet bekend bij het DQB?
In dat geval ben je niet bekend in de VRZA-ledendatabase of de VERON-ledendatabase.

Wim Visch:
In 2011 bestaat de VRZA 60 jaar.
Wim doet een oproep voor het indienen van ideeen
Voorgesteld wordt het organiseren van een party in de sphinx-gebouw van
Radio Kootwijk.
Ineke werkt een plan uit voor het gebruik van speciale jubileumcallsign's
Zij wil hierbij de taak van QSL-manager op zich nemen.
Gedacht wordt aan: PI60V, PI60R, PI60Z en PI60A.
De achterzijde van de QSL-kaart van deze vier stations vormt een mini-award.
Ineke zal dit plan verder uitwerken.

Wim Visch:
Wim geeft een uitleg over de samenwerking met de VERON.
Het bestuur heeft op een eerdere ALV de opdracht te geven om dit te onderzoeken.
De afgelopen ALV heeft het bestuur opdracht gekregen om met dit onderzoek verder te gaan.
Het volgende is gebeurd op bestuursniveau.
- Vooraf afstemming tussen de VRZA-delegatie en de VERON-delegatie over het indienen van voorstellen op het amateuroverleg.
- Toekomstvisie over het radioamateurisme en de verenigingen
Ook wordt gedacht aan een ontmoeting tussen de crew van PI4VRZ/A en de crew van PI4AA.

Tenslotte benoemt Wim dat is gesproken over een onderzoek naar het opzetten van een nieuwe vereniging.
Discussie ontstaat, verschillen en overeenkomsten tussen beide verenigingen worden genoemd.
Trefwoorden zijn:
Ledenaantal (groepsgrootte), statuutvergelijking en organisatiemodel
Ook wordt de mogelijkheid van een federatiemodel genoemd van clubverbanden die zijn aangesloten bij een landelijke bond.

Wim benadrukt dat dit het hier een onderzoek betreft, en dat de voortgang wordt teruggekoppeld op de ALV.
De ALV beslist of het bestuur door (mag/moet) gaan of stopt.

3. Sluiting:

Wim bedankt allen voor hun aanwezigheid en wenst ieder een goede thuisreis.
Volgende medewerkersdag is in 2012, een datum is nog niet vastgelegd.